Zamykają Państwo firmę? Co najpierw zrobić z danymi firmowymi

Co zrobić z danymi firmy przy jej zamykaniu?

Podzielić je na trzy części: to, co trzeba zachować z mocy prawa, to, co można sprzedać, i to, co się usuwa. Potem działać w tej kolejności: najpierw eksport, potem sprzedaż, na końcu usuwanie.

Praktyczna zasada na listę zadań przy zamykaniu firmy: nic nie jest anulowane, czyszczone ani usuwane, dopóki nie zostanie wyeksportowane. Warto wpisać to zdanie na samą górę listy. Wszystko inne można zaplanować wokół niego.

Planowe zamknięcie firmy to zakończenie działalności spółki, która nadal jest w stanie płacić rachunki. Właściciel przechodzi na emeryturę, nie ma następcy albo wspólnicy postanawiają zakończyć działalność. To nie jest upadłość. Nikt nie odbiera Państwu kontroli, więc to Państwo decydują, co stanie się z danymi.

Cała rzecz polega na kolejności. Większość list zadań przy zamykaniu firmy stawia „anulować subskrypcje” blisko początku, a „usunąć dane” na samym końcu. Kto zrobi to w tej kolejności, po drodze straci najcenniejszą rzecz, jaka została w firmie.

Czy firma jest niewypłacalna albo blisko niewypłacalności? Wtedy zasady się zmieniają, bo zamiast Państwa może decydować syndyk. Ten przypadek opisuje strona o sprzedaży danych upadłej firmy.

Dlaczego dane firmy są warte pieniądze przy jej zamykaniu?

Bo laboratoria AI płacą za prawdziwe zapisy pracy, a zamykana firma ma ich za wiele lat. E-maile, czat, dokumenty, zgłoszenia i kod pokazują, jak ludzie naprawdę wykonują swoją pracę. Tego laboratoria potrzebują, by trenować i testować AI, która też potrafi pracować.

Kupujący już szukają zamykanych firm. W październiku 2026 r. MIT Technology Review podał, że laboratoria AI kupują dane od startupów, które zakończyły działalność. Jeden z pośredników, SimpleClosure, przeprowadził ponad 150 takich transakcji, a 47% jego transakcji obejmuje dziś sprzedaż kodu lub danych. Jeden z założycieli dostał za swój kod około 25 000 USD.

Historia zamkniętej firmy jest też zakończona. Każdy projekt ma w niej początek i koniec, a właśnie tego laboratoria potrzebują do budowania realistycznych zadań. Nikt już nie edytuje tych plików, więc nic się w nich nie zmieni.

Dane firmy mogą przynieść €50K–€600K, a mocne zbiory danych osiągają €100K+. Cena zależy od tego, co jest w zapisach, a nie od powodu zamknięcia firmy. Poradnik o tym, ile warte są dane firmy, wyjaśnia, co wpływa na cenę.

Co można sprzedać, a co trzeba zachować?

To dwie różne części z różnymi zasadami. O tym, co trzeba zachować, decyduje prawo. O tym, co sprzedać, decydują Państwo.

To, jak długo trzeba przechowywać księgi, zależy od kraju. W Holandii, jak podaje business.gov.nl, dokumentację firmy trzeba przechowywać co najmniej siedem lat, również po zakończeniu działalności. Inne kraje UE ustalają własne okresy. Państwa księgowy zna ten, który dotyczy Państwa firmy.

Przechowywanie i sprzedaż się nie wykluczają. Licencja obejmuje oczyszczoną kopię. Oryginały, a także obowiązek przechowywania części z nich, zostają u Państwa.

Co pójdzie nie tak, jeśli najpierw anuluje się narzędzia?

Dane znikają według harmonogramu dostawcy, a nie Państwa. Najczęściej pojawiają się cztery problemy.

Subskrypcje usuwają to, co przechowują

Gdy przestają Państwo płacić, dostawcy ograniczają konto, a później usuwają dane. Darmowy plan Slacka usuwa wiadomości i pliki starsze niż rok. Pełny eksport Google działa tylko wtedy, gdy subskrypcja jest nadal aktywna. Dlatego najpierw eksport, a dopiero potem rezygnacja.

Laptopy są czyszczone i sprzedawane

Stare laptopy i serwery zwykle trafiają do odsprzedawcy albo do recyklingu, wcześniej wyczyszczone. Wszystko, co było tylko na dysku, znika razem z nimi. Foldery współdzielone i lokalne archiwa projektów trzeba skopiować, zanim sprzęt opuści firmę.

Firma nie może już niczego podpisać

Rozwiązana spółka nie może już podpisać umowy. Licencji trzeba udzielić, póki firma jeszcze istnieje. Pieniądze trafią wtedy do jej ostatnich rozliczeń, jak przy każdej innej sprzedaży.

Odchodzą też ludzie, którzy wiedzą, gdzie co jest

Szef IT, kierownik biura i najdłużej pracujący pracownicy wiedzą, gdzie co jest: stary serwer pocztowy, dysk z archiwum, narzędzie wymienione w 2019 r. Warto poprosić ich o spisanie wszystkich narzędzi i archiwów przed ostatnim dniem pracy. Dane są warte najwięcej, póki ktoś potrafi je jeszcze wyjaśnić.

Poniżej można wybrać zadanie związane z zamykaniem firmy. Widać wtedy, co się stanie, jeśli zrobi się je najpierw, i co zrobić zamiast tego.

Czy sprzedaż danych przy zamykaniu firmy jest legalna?

Tak, jeśli dane należą do firmy, a dane osobowe zostaną najpierw usunięte. Zamknięcie firmy nie wyłącza RODO. Odpowiadają Państwo za dane osobowe, które firma przechowuje, dopóki nie zostaną usunięte.

Obowiązki wynikające z RODO nie kończą się, gdy kończy się działalność firmy. Kończą się, gdy dane osobowe zostaną usunięte albo naprawdę zanonimizowane.

Dlatego oczyszczamy dane, zanim cokolwiek opuści firmę. Imiona i nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów, adresy i numery kont są usuwane lub zastępowane, a nikt nie zachowuje klucza, który pozwoliłby je przywrócić. Strona o tym, jak anonimizujemy dane firmy, pokazuje zapis przed oczyszczeniem i po nim.

Warto też poinformować pracowników. To oni napisali dużą część tego, co jest w e-mailach i na czacie. Krótka wiadomość o tym, co się dzieje i co jest usuwane, pozwala uniknąć niespodzianek. Daje im też możliwość zgłoszenia sprzeciwu.

Dwie rzeczy zostają wyłączone w każdej sytuacji: dane przechowywane w imieniu klientów oraz wszystko, co zawiera dane o zdrowiu lub krajowe numery identyfikacyjne. Poradnik o tym, czy sprzedaż danych firmy jest zgodna z RODO, omawia resztę krok po kroku.

Ile trwa sprzedaż przed zamknięciem firmy?

Zwykle dwa do trzech tygodni od pierwszej rozmowy do oczyszczonego zbioru danych. Warto uwzględnić to w harmonogramie zamykania firmy, jeszcze przed ostatnim miesiącem, za który płacą Państwo za narzędzia.

1. Wycena. Wielkość firmy, lata działalności i kraj dają pierwszy przedział w minutę.
2. Rozmowa. Omawiamy Państwa narzędzia i ustalamy, co wchodzi do sprzedaży, a co zostaje wyłączone.
3. Oferta. Stała cena na piśmie. Można ją odrzucić.
4. Eksport. Państwo albo Państwa informatyk uruchamiają wbudowany eksport każdego narzędzia i przesyłają pliki. Przewodnik o tym, jak przygotować dane firmy dla laboratorium AI, pokazuje to narzędzie po narzędziu.
5. Oczyszczanie i zatwierdzenie. Usuwamy dane osobowe. Państwo sprawdzają próbkę i ją zatwierdzają.
6. Wypłata. W ciągu 7 dni od otrzymania przez Lodex zapłaty od kupującego.

Potem zamykają Państwo firmę zgodnie z planem. Księgi przechowuje się przez okres wymagany prawem, to, co niepotrzebne, się usuwa, a subskrypcje się anuluje. Lodex nie pobiera za to wszystko żadnych opłat.

Kto podpisuje umowę, gdy firma się zamyka?

Ten, kto w danym momencie może reprezentować firmę. Przy planowym zamknięciu to zwykle członek zarządu albo likwidator powołany przez wspólników. W upadłości jest to syndyk.

Likwidator to osoba, która przeprowadza likwidację spółki: sprzedaje to, co zostało, spłaca wierzycieli i przekazuje ewentualną nadwyżkę wspólnikom. W małej spółce często jest nim członek zarządu. Dane to jeden ze składników majątku, które likwidator może sprzedać.

Jedno zastrzeżenie, jeśli brakuje pieniędzy. Sprzedaż dokonana tuż przed niewypłacalnością może zostać później zbadana. Dlatego warto mieć w dokumentach stałą cenę na piśmie od niezależnego kupującego. W razie wątpliwości warto zapytać własnego prawnika.

Sprzedają Państwo firmę zamiast ją zamykać? Wtedy dane zwykle przechodzą na nowego właściciela razem z resztą majątku. Jeśli chcą Państwo najpierw licencjonować kopię, trzeba to uzgodnić z kupującym w umowie sprzedaży. Strona o tym, co zrobić przed sprzedażą firmy, opisuje, kiedy to zrobić i co powiedzieć kupującemu.

Przy okazji: licencja i sprzedaż to nie to samo. Licencja pozwala laboratorium używać oczyszczonej kopii do trenowania. Strona o licencjonowaniu danych firmy dla AI wyjaśnia różnicę.

Ile warte są dane zamykanej firmy?

Dane firmy mogą przynieść €50K–€600K. O cenie decyduje to, co jest w zapisach.

• Lata historii. Dziesięć lat e-maili i projektów wygrywa z dwoma.
• Ludzie. Więcej pracowników to więcej rozmów, decyzji i przekazań pracy.
• Wolny tekst. Notatki i wiadomości pisane własnymi słowami są warte więcej niż formularze.
• Powiązania. Zgłoszenie połączone z e-mailem, dokumentem i fakturą opowiada pełną historię.
• Język i specjalizacja. Praca po niderlandzku, niemiecku czy polsku albo w niszowej branży jest dla laboratoriów trudna do znalezienia.
• Kompletność. Wszystkie skrzynki i kanały są warte więcej niż kilka z nich.

Małe firmy też się liczą, od około 10 osób z kilkoma latami cyfrowych zapisów. Stare systemy, których już się nie używa, również się liczą, jak wyjaśnia strona o zarabianiu na starych danych firmy.

Wycena poniżej podaje pierwszy przedział w minutę. Jeśli planują Państwo zamknięcie, warto ją zrobić, zanim cokolwiek zostanie anulowane. Więcej o tym, od kogo kupujemy, jest na stronie dla firm.