Jak przygotować dane firmy dla laboratorium AI

Na czym polega przygotowanie danych dla laboratorium AI?

Na trzech zadaniach: ustaleniu, co wchodzi, eksporcie i zatwierdzeniu oczyszczonego wyniku. Oczyszczanie pomiędzy nimi to nasza praca, a nie Państwa. Żaden z tych kroków nie wymaga porządkowania danych przed eksportem.

Eksport administracyjny to wbudowany w narzędzie sposób pobrania wszystkiego, co jest na koncie: każdego kanału, skrzynki pocztowej czy projektu, razem z historią. Mają go Slack, Microsoft 365, Google Workspace, Jira i większość innych narzędzi biznesowych. Robią to Państwo sami, własnym narzędziem, a w efekcie powstaje czysty plik.

Nie łączymy się z Państwa działającymi systemami. Jednorazowy eksport jest prostszy i łatwo go sprawdzić. Po jego zakończeniu nic nie działa dalej w tle. Większość firm nie potrzebuje do tego nowego oprogramowania: eksporty są już w narzędziach, za które płacą.

Przygotowanie danych nie oznacza samodzielnego robienia z nich danych „gotowych dla AI”. Laboratoria nie chcą, by zmieniali Państwo nazwy plików, łączyli foldery czy ręcznie usuwali nazwiska. Chcą zapisów takich, jakie są, z danymi osobowymi usuniętymi przez kogoś, kto robi to na co dzień.

Krok 1: Ustalić zakres przed jakimkolwiek eksportem

Najpierw zakres, potem pliki. Dwudziestominutowa rozmowa ustala, które narzędzia wchodzą, ile lat i co zostaje wyłączone.

Spisać narzędzia

Warto spisać każde narzędzie, w którym toczy się praca, jak daleko wstecz sięga i kto ma do niego uprawnienia administratora. Trzeba też zanotować plan lub licencję, bo od nich zależy, co może obejmować eksport. Firma z ośmioma latami zgłoszeń ma więcej do zaoferowania niż taka, która zmieniła system zeszłej wiosny.

Zaznaczyć, co zostaje wyłączone

• Systemy klientów oraz wszelkie dane przetwarzane w imieniu klientów.
• Akta kadrowe, płacowe i medyczne.
• Wszystko, co jest objęte NDA lub umową zakazującą ponownego wykorzystania.
• Krajowe numery identyfikacyjne i inne identyfikatory nadawane przez państwo.
• Każdy kanał, skrzynka lub folder, który postanowią Państwo pominąć.

Odnaleźć stare systemy

Wycofane narzędzia też się liczą. Stary serwer pocztowy, system zgłoszeń wymieniony lata temu albo dysk współdzielony, którego nikt nie otwiera, mogą zawierać dziesięć lat zapisów. Warto zapytać osobę, która wtedy zajmowała się IT, gdzie są kopie zapasowe. Strona o zarabianiu na starych danych firmy wyjaśnia, co w archiwum jest warte pieniądze.

Pominięcie całej skrzynki czy kanału nie stanowi problemu. Pełniejszy eksport jest jednak zwykle wart więcej, więc nie warto niczego wycinać domyślnie. Strona o sprzedaży danych ze Slacka, Teams i Jiry pokazuje, czego laboratoria uczą się z każdego narzędzia.

Krok 2: Uruchomić wbudowany eksport każdego narzędzia

Jeden eksport na narzędzie, uruchomiony przez osobę z uprawnieniami administratora. Poniżej można wybrać narzędzie i zobaczyć, kto uruchamia eksport, co się dostaje i na co uważać.

Eksporty najlepiej uruchomić na planie, który mają Państwo dziś. Czasem miesiąc na wyższym planie odblokowuje pełniejszy eksport, na przykład kanałów prywatnych w Slacku Business+. Podczas rozmowy powiemy, kiedy to się opłaca.

Slack

Właściciel workspace'u uruchamia eksport w Workspace settings, a potem w Import/Export data. Na planach Free i Pro dostaje się tylko kanały publiczne. Na Business+ właściciel może złożyć w Slacku wniosek o pełny eksport, który obejmuje kanały prywatne i wiadomości bezpośrednie (DM). Na Enterprise narzędzia do tego włącza Slack Support. Eksport zawiera linki do udostępnionych plików, a nie same pliki. Dlatego workspace musi działać, dopóki pliki nie zostaną pobrane.

Microsoft 365: Outlook, Teams, SharePoint i OneDrive

Jedno wyszukiwanie eDiscovery w Microsoft Purview obejmuje wszystkie skrzynki pocztowe, czaty w Teams, witryny SharePoint i OneDrive i eksportuje je za jednym razem. Administrator, który je uruchamia, potrzebuje uprawnień eDiscovery i licencji obejmującej eksport. Dlatego często jest to zadanie dla Państwa dostawcy usług IT.

Google Workspace: Gmail, Drive, Calendar i Meet

Superadministrator używa narzędzia Data Export od Google, by wyeksportować całą organizację naraz. Instrukcje Google mówią, że konto administratora musi mieć co najmniej 30 dni i korzystać z weryfikacji dwuetapowej. Eksport trwa zwykle około 72 godzin, ale może potrwać do 14 dni. Organizacje mające ponad 1000 użytkowników powinny najpierw skontaktować się z pomocą Google. Eksport wymaga też aktywnej subskrypcji.

Jira, Confluence, kod i reszta

Jira i Confluence tworzą pełną kopię zapasową witryny z załącznikami. Na GitHubie jedno archiwum migracyjne zawiera kod z pełną historią, zgłoszenia (issues), pull requesty i recenzje kodu. Te ostatnie są równie ważne jak sam kod. Helpdeski, systemy CRM i Notion mają własne eksporty. Na koncie Lodex znajdą Państwo instrukcję krok po kroku dla każdego narzędzia.

Krok 3: Przesłać pliki albo przekazać zadanie informatykowi

Każdy eksport przesyła się na koncie Lodex, gdy zatwierdzimy Państwa jako sprzedającego. Można też wysłać jeden link do przesyłania osobie, która zajmuje się IT w firmie. Ona prześle pliki bez zakładania konta.

Duże eksporty są przesyłane w częściach, a każda część jest sprawdzana po dotarciu. Zerwane połączenie nie oznacza zaczynania od nowa. Przy bardzo dużych eksportach można zamiast tego poprosić nas o bezpośredni dostęp do magazynu w chmurze.

Większość pracy spada na osobę z uprawnieniami administratora. Często nie jest to właściciel, tylko szef IT albo zewnętrzny dostawca usług IT. To normalne: właściciel podpisuje, administrator eksportuje. Sam właściciel nie musi więc wiedzieć, jak działa eksport w każdym narzędziu.

Warto prowadzić krótką notatkę o tym, co zostało wyeksportowane: które narzędzie, które lata i co celowo pominięto. Przyspiesza to naszą kontrolę. Notatka trafia też do dokumentacji dołączanej do zbioru danych.

Czego nie robić przed sprzedażą?

Nie usuwać, nie obniżać planów i nie czyścić. Każda z tych rzeczy kosztuje pieniądze albo dane, których nie da się odzyskać. Najbezpieczniej zostawić wszystko tak, jak jest, aż eksporty zostaną zakończone.

• Nie usuwać starych kanałów, skrzynek ani projektów. Lata historii to właśnie to, za co płaci laboratorium.
• Nie przechodzić w Slacku na plan Free. Darmowy plan usuwa wiadomości i pliki starsze niż rok.
• Nie anulować subskrypcji przed zakończeniem eksportu. Pełny eksport Google wymaga aktywnej subskrypcji.
• Nie usuwać nazwisk samodzielnie. Ręczne „znajdź i zamień” coś pomija i rozbija wątki. Oczyszczanie to nasza praca, a Państwo sprawdzają wynik.
• Nie skracać okresów przechowywania. Zasada, która usuwa wiadomości po roku, po cichu kasuje historię, którą zamierzają Państwo sprzedać.
• Nie wysyłać plików e-mailem ani nie udostępniać linków do dysków. Lepiej korzystać ze strony do przesyłania, by każda część dotarła sprawdzona.

Zamykają Państwo jednocześnie firmę? Wtedy kolejność ma jeszcze większe znaczenie. Strona o danych firmy przy jej zamykaniu układa kroki we właściwej kolejności.

Jak chronić dane klientów i pracowników?

Wyłączając część danych i usuwając dane osobowe z reszty, zanim cokolwiek opuści firmę. Imiona i nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów, adresy i numery kont są usuwane lub zastępowane. Zamienniki są spójne w obrębie wątku, więc rozmowa nadal ma sens. Nikt nie zachowuje klucza, który pozwoliłby przywrócić nazwiska. Hasła, klucze API i tokeny, które pojawiają się na czacie lub w kodzie, też są wyszukiwane i usuwane.

Państwo eksportują. My oczyszczamy. Państwo zatwierdzają. Nic nie trafia do laboratorium, zanim nie zobaczą Państwo oczyszczonej próbki.

Strona o tym, jak anonimizujemy dane firmy, pokazuje zapis przed oczyszczeniem i po nim. Zgodnie z RODO potrzebny jest też jasny powód przetwarzania danych i jasna granica tego, co zostaje wyłączone. Poradnik o tym, czy sprzedaż danych firmy jest zgodna z RODO, omawia to krok po kroku.

Licencji udzielamy wyłącznie laboratoriom AI i zespołom badawczym na podstawie umowy, nigdy Państwa konkurencji. Nasza kopia oryginałów jest kasowana po zakończeniu przetwarzania.

Ile trwa przygotowanie danych firmy?

Zwykle dwa do trzech tygodni od pierwszej rozmowy do oczyszczonego zbioru danych. Same eksporty trwają od kilku minut do kilku dni.

Eksport z Google Workspace trwa zwykle około trzech dni. Mniejsze narzędzia często są gotowe tego samego dnia. Najwolniej idzie zwykle wewnątrz firmy: trzeba znaleźć osobę z uprawnieniami administratora albo poczekać na zgodę zarządu lub rady pracowników.

Dlatego proponujemy rozpocząć te rozmowy jeszcze przed rozmową z nami. Przewodnik krok po kroku o tym, jak sprzedać dane firmy, wymienia, kto musi co zatwierdzić.

Goni Państwa termin, na przykład kończąca się subskrypcja albo zamykana firma? Proszę powiedzieć o tym podczas pierwszej rozmowy i zacząć od eksportu, który trwa najdłużej. Zwykle jest to Google Workspace albo Microsoft 365.

Co dzieje się po przesłaniu danych?

Sprawdzamy przesłane pliki pod kątem uzgodnionego zakresu, oczyszczamy je i pokazujemy Państwu próbkę. Państwo ją zatwierdzają i dopiero wtedy dane są licencjonowane. Bez Państwa zgody nic nie trafia do kupującego.

1. Kontrola. Porównujemy to, co dotarło, z tym, co uzgodniono, i informujemy, jeśli czegoś brakuje.
2. Oczyszczanie. Dane osobowe są usuwane, podobnie jak uzgodnione wyłączenia.
3. Próbka. Oglądają Państwo oczyszczone zapisy z własnych danych.
4. Zatwierdzenie. Państwo zatwierdzają próbkę albo proszą o zmiany.
5. Licencja. Laboratorium lub zespół badawczy otrzymuje oczyszczoną kopię na podstawie umowy.
6. Wypłata. W ciągu 7 dni od otrzymania przez Lodex zapłaty od kupującego.

Dane firmy mogą przynieść €50K–€600K, a najwięcej warte są najbardziej kompletne zbiory danych. Wycena poniżej podaje pierwszy przedział w minutę. Poradnik o tym, ile warte są dane firmy, wyjaśnia, co wpływa na cenę.