So bereiten Sie Ihre Unternehmensdaten für ein KI-Labor vor

Was gehört dazu, Daten für ein KI-Labor vorzubereiten?

Drei Aufgaben: vereinbaren, was dazugehört, es exportieren und das bereinigte Ergebnis freigeben. Die Bereinigung dazwischen ist unsere Arbeit, nicht Ihre.

Ein Admin-Export ist die eingebaute Funktion eines Tools, mit der man alles aus einem Konto herunterlädt: jeden Kanal, jedes Postfach oder jedes Projekt, mit seiner Historie. Slack, Microsoft 365, Google Workspace, Jira und die meisten anderen Business-Tools haben so eine Funktion. Es ist Ihr eigener Schritt, mit Ihrem eigenen Tool, und am Ende liegt eine saubere Datei vor.

Wir verbinden uns nicht mit Ihren laufenden Systemen. Ein einmaliger Export ist einfacher, er ist leicht zu prüfen, und danach läuft nichts weiter. Die meisten Unternehmen brauchen dafür keine neue Software. Die Exporte gibt es schon in den Tools, für die Sie bezahlen.

Vorbereiten heißt nicht, die Daten selbst „KI-tauglich“ zu machen. Labore wollen nicht, dass Sie Dateien umbenennen, Ordner zusammenlegen oder Namen von Hand entfernen. Sie wollen die Unterlagen so, wie sie sind. Die personenbezogenen Angaben entfernt jemand, der das jeden Tag macht.

Schritt 1: Vereinbaren Sie den Umfang, bevor Sie etwas exportieren

Erst der Umfang, dann die Dateien. Ein Gespräch von 20 Minuten klärt, welche Tools dazugehören, wie viele Jahre und was außen vor bleibt.

Listen Sie Ihre Tools auf

Schreiben Sie jedes Tool auf, in dem gearbeitet wird, wie weit es zurückreicht und wer Admin-Rechte hat. Notieren Sie auch den Tarif oder die Lizenz, denn davon hängt ab, was ein Export enthalten kann. Ein Unternehmen mit acht Jahren an Tickets hat mehr zu bieten als eines, das letztes Frühjahr das System gewechselt hat.

Markieren Sie, was außen vor bleibt

• Kundensysteme und alle Daten, die Sie im Auftrag von Kunden verarbeiten.
• Personal-, Lohn- und Gesundheitsakten.
• Alles unter einer Geheimhaltungsvereinbarung oder einem Vertrag, der die Weiterverwendung verbietet.
• Ausweisnummern und andere behördliche Kennungen.
• Jeder Kanal, jedes Postfach und jeder Ordner, den Sie bewusst weglassen.

Finden Sie die alten Systeme

Ausgemusterte Tools zählen auch. Ein alter Mailserver, ein Ticketsystem, das Sie vor Jahren ersetzt haben, oder ein gemeinsames Laufwerk, das niemand mehr öffnet, kann ein Jahrzehnt an Unterlagen enthalten. Fragen Sie die Person, die damals die IT betreut hat, wo die Backups liegen. Unsere Seite dazu, wie Sie mit alten Unternehmensdaten Geld verdienen, erklärt, was in einem Archiv Geld wert ist.

Ein ganzes Postfach oder einen ganzen Kanal wegzulassen, ist in Ordnung. Ein vollständigerer Export ist aber meist mehr wert, streichen Sie also nichts aus reiner Gewohnheit. Unsere Seite zum Verkauf von Slack-, Teams- und Jira-Daten zeigt, was Labore aus jedem Tool lernen.

Schritt 2: Führen Sie den eigenen Export jedes Tools aus

Ein Export pro Tool, ausgeführt von jemandem mit Admin-Rechten. Wählen Sie unten Ihre Tools aus. Sie sehen dann, wer den Export ausführt, was Sie bekommen und worauf Sie achten sollten.

Führen Sie die Exporte in dem Tarif aus, den Sie heute haben. Manchmal schaltet ein Monat in einem höheren Tarif einen vollständigeren Export frei, etwa private Kanäle bei Slack Business+. Im Gespräch sagen wir Ihnen, wann sich das lohnt.

Slack

Ein Workspace-Inhaber startet den Export unter Workspace settings, dann Import/Export data. In den Tarifen Free und Pro bekommen Sie nur öffentliche Kanäle. Bei Business+ kann der Inhaber bei Slack einen vollständigen Export beantragen, der private Kanäle und Direktnachrichten enthält. Bei Enterprise schaltet der Slack-Support die Werkzeuge dafür frei. Der Export enthält Links zu geteilten Dateien, nicht die Dateien selbst. Lassen Sie den Workspace also laufen, bis die Dateien da sind.

Microsoft 365: Outlook, Teams, SharePoint und OneDrive

Eine einzige eDiscovery-Suche in Microsoft Purview erfasst alle Postfächer, die Teams-Chats, die SharePoint-Websites und OneDrive und exportiert sie in einem Durchgang. Der Admin, der sie ausführt, braucht eDiscovery-Rechte und eine Lizenz, die den Export umfasst. Deshalb ist das oft eine Aufgabe für Ihren IT-Dienstleister.

Google Workspace: Gmail, Drive, Calendar und Meet

Ein Super-Admin exportiert mit Googles Datenexport-Tool die ganze Organisation auf einmal. Laut Googles eigener Anleitung muss das Admin-Konto mindestens 30 Tage alt sein und die Bestätigung in zwei Schritten nutzen. Ein Export dauert in der Regel etwa 72 Stunden und kann bis zu 14 Tage dauern. Organisationen mit mehr als 1.000 Nutzern sollten sich vorher an den Google-Support wenden. Und der Export braucht ein aktives Abonnement.

Jira, Confluence, Code und der Rest

Jira und Confluence erstellen ein vollständiges Site-Backup mit Anhängen. Bei GitHub enthält ein einziges Migrationsarchiv den Code mit seiner gesamten Historie, dazu Issues, Pull Requests und Reviews. Die sind genauso wichtig wie der Code selbst. Helpdesks, CRMs und Notion haben jeweils einen eigenen Export. In Ihrem Lodex-Konto finden Sie für jedes Tool eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Schritt 3: Laden Sie es hoch, oder geben Sie die Aufgabe an Ihre IT-Person

Laden Sie jeden Export in Ihrem Lodex-Konto hoch, sobald wir Sie als Verkäufer freigegeben haben. Oder schicken Sie einen Upload-Link an die Person, die Ihre IT betreut. Sie lädt den Export dann hoch, ohne ein Konto zu brauchen.

Große Exporte werden in Teilen hochgeladen, und jeder Teil wird bei der Ankunft geprüft. Bricht die Verbindung ab, müssen Sie nicht von vorn anfangen. Bei sehr großen Exporten fragen Sie uns stattdessen nach direktem Bucket-Zugang.

Die meiste Arbeit liegt bei der Person mit Admin-Rechten. Oft ist das nicht der Inhaber, sondern eine IT-Leitung oder ein externer IT-Dienstleister. Das ist normal: Der Inhaber unterschreibt, der Admin exportiert.

Halten Sie kurz fest, was Sie exportiert haben: welches Tool, welche Jahre und was Sie bewusst weggelassen haben. Das beschleunigt unsere Prüfung. Die Notiz kommt außerdem in die Unterlagen, die den Datensatz begleiten.

Was sollten Sie vor dem Verkauf nicht tun?

Nicht löschen, nicht herabstufen und nicht selbst bereinigen. Jedes davon kostet Sie Geld oder Daten, die Sie nicht zurückbekommen.

• Löschen Sie keine alten Kanäle, Postfächer oder Projekte. Jahre an Historie sind genau das, wofür ein Labor zahlt.
• Stufen Sie Slack nicht auf Free herab. Der kostenlose Tarif löscht Nachrichten und Dateien, die älter als ein Jahr sind.
• Kündigen Sie kein Abonnement, bevor sein Export fertig ist. Googles vollständiger Export braucht ein aktives Abonnement.
• Entfernen Sie Namen nicht selbst. Suchen und Ersetzen von Hand übersieht Dinge und zerreißt die Gesprächsverläufe. Die Bereinigung ist unsere Aufgabe, und Sie prüfen das Ergebnis.
• Verkürzen Sie keine Aufbewahrungseinstellungen. Eine Richtlinie, die Nachrichten nach einem Jahr löscht, entfernt still genau die Historie, die Sie verkaufen wollen.
• Verschicken Sie keine Dateien per E-Mail und teilen Sie keine Laufwerk-Links. Nutzen Sie die Upload-Seite, damit jeder Teil geprüft ankommt.

Schließen Sie das Unternehmen zur gleichen Zeit? Dann zählt die Reihenfolge noch mehr. Unsere Seite zu Unternehmensdaten bei der Schließung eines Unternehmens bringt die Schritte in die richtige Reihenfolge.

Wie schützen Sie die Daten von Kunden und Mitarbeitenden?

Indem manche Daten ganz außen vor bleiben und aus dem Rest die personenbezogenen Angaben entfernt werden, bevor etwas Ihr Haus verlässt. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anschriften und Kontonummern werden entfernt oder ersetzt. Ersetzungen bleiben innerhalb eines Gesprächsverlaufs einheitlich, damit eine Unterhaltung weiter Sinn ergibt. Es wird kein Schlüssel aufbewahrt, um die Namen wieder einzusetzen. Passwörter, API-Schlüssel und Tokens, die in Chat oder Code auftauchen, werden ebenfalls gefunden und entfernt.

Sie exportieren. Wir bereinigen. Sie geben frei. Nichts erreicht ein Labor, bevor Sie eine bereinigte Stichprobe gesehen haben.

Unsere Seite dazu, wie wir Unternehmensdaten anonymisieren, zeigt einen Datensatz vorher und nachher. Nach der DSGVO brauchen Sie außerdem einen klaren Grund, die Daten zu verarbeiten, und eine klare Linie dazu, was außen vor bleibt. Der Ratgeber zum Verkauf von Unternehmensdaten nach der DSGVO geht das Schritt für Schritt durch.

Wir lizenzieren nur an KI-Labore und Forschungsteams unter Vertrag, nie an Ihre Wettbewerber. Unsere Kopie der Originale wird gelöscht, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist.

Wie lange dauert es, Unternehmensdaten vorzubereiten?

Üblich sind zwei bis drei Wochen vom ersten Gespräch bis zum bereinigten Datensatz. Die Exporte selbst dauern zwischen ein paar Minuten und mehreren Tagen.

Ein Google-Workspace-Export dauert in der Regel etwa drei Tage. Kleinere Tools sind oft am selben Tag fertig. Der langsame Teil liegt meist im eigenen Unternehmen: herauszufinden, wer Admin-Rechte hat, oder auf die Zustimmung von Vorstand oder Betriebsrat zu warten.

Deshalb empfehlen wir, diese Gespräche schon vor dem Termin mit uns zu beginnen. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verkauf von Unternehmensdaten listet auf, wer was freigeben muss.

Sie haben eine Frist, etwa ein Abonnement, das ausläuft, oder ein Unternehmen, das schließt? Sagen Sie es im ersten Gespräch, und starten Sie den längsten Export zuerst. Das ist meist Google Workspace oder Microsoft 365.

Was passiert nach dem Upload?

Wir prüfen die Uploads gegen den vereinbarten Umfang, bereinigen sie und zeigen Ihnen eine Stichprobe. Sie geben frei, und erst dann werden die Daten lizenziert.

1. Prüfung. Wir vergleichen, was angekommen ist, mit dem, was vereinbart war, und sagen Ihnen, wenn etwas fehlt.
2. Bereinigung. Personenbezogene Angaben werden entfernt, und vereinbarte Ausschlüsse fallen heraus.
3. Stichprobe. Sie sehen sich bereinigte Datensätze aus Ihren eigenen Daten an.
4. Freigabe. Sie geben frei oder bitten um Änderungen.
5. Lizenz. Ein Labor oder Forschungsteam erhält die bereinigte Kopie unter Vertrag.
6. Zahlung. Innerhalb von 7 Tagen, nachdem der Käufer an Lodex gezahlt hat.

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