Cómo preparar los datos de su empresa para un laboratorio de IA

¿Qué supone preparar los datos para un laboratorio de IA?

Tres tareas: acordar qué entra, exportarlo y aprobar el resultado depurado. La depuración que hay en medio es trabajo nuestro, no suyo.

Una exportación de administrador es la forma integrada que tiene una herramienta de descargar todo lo que hay en una cuenta: cada canal, buzón o proyecto, con su historial. Slack, Microsoft 365, Google Workspace, Jira y la mayoría de las demás herramientas de empresa tienen una. Es un acto suyo, con su propia herramienta, y deja un archivo limpio.

No nos conectamos a sus sistemas en funcionamiento. Una exportación puntual es más sencilla, es fácil de comprobar y no queda nada en marcha cuando termina. La mayoría de las empresas no necesitan software nuevo para esto: las exportaciones ya existen en las herramientas por las que pagan.

Preparar no es lo mismo que dejar usted mismo los datos "listos para la IA". Los laboratorios no quieren que cambie el nombre de los archivos, que junte carpetas o que borre nombres a mano. Quieren los registros tal como están, con los datos personales eliminados por alguien que lo hace todos los días.

Paso 1: acuerde el alcance antes de exportar nada

Primero el alcance, después los archivos. Una llamada de 20 minutos deja claro qué herramientas entran, cuántos años y qué queda fuera.

Haga una lista de sus herramientas

Anote cada herramienta donde se hace trabajo, hasta cuándo llega su historial y quién tiene derechos de administrador. Anote también el plan o la licencia, porque decide lo que puede incluir una exportación. Una empresa con ocho años de tickets tiene más que ofrecer que otra que cambió de sistema la primavera pasada.

Marque lo que queda fuera

• Los sistemas de clientes, y cualquier dato que trate por cuenta de clientes.
• Los expedientes de RR. HH., las nóminas y los datos médicos.
• Todo lo que esté bajo un acuerdo de confidencialidad o un contrato que prohíba reutilizarlo.
• Los números de identificación nacionales y otros identificadores oficiales.
• Cualquier canal, buzón o carpeta que decida dejar fuera.

Encuentre los sistemas antiguos

Las herramientas retiradas también cuentan. Un servidor de correo antiguo, un sistema de tickets que sustituyó hace años o una unidad compartida que nadie abre pueden guardar una década de registros. Pregunte a quien llevaba la informática entonces dónde están las copias de seguridad. Nuestra página sobre ganar dinero con datos antiguos de empresa explica qué parte de un archivo vale dinero.

Dejar fuera un buzón o un canal entero no es ningún problema. Pero una exportación más completa suele valer más, así que no recorte por defecto. Nuestra página sobre vender datos de Slack, Teams y Jira muestra lo que aprenden los laboratorios de cada herramienta.

Paso 2: ejecute la exportación propia de cada herramienta

Una exportación por herramienta, que hace alguien con derechos de administrador. Elija abajo sus herramientas para ver quién la ejecuta, qué obtiene y qué debe vigilar.

Haga las exportaciones con el plan que tiene hoy. A veces un mes en un plan superior permite una exportación más completa, como los canales privados en Slack Business+. Se lo diremos en la llamada cuando valga la pena.

Slack

La inicia un propietario del espacio de trabajo, desde Workspace settings y después Import/Export data. En los planes Free y Pro solo se obtienen los canales públicos. En Business+, el propietario puede solicitar a Slack una exportación completa que incluye los canales privados y los mensajes directos, y en Enterprise es el soporte de Slack quien activa las herramientas para ello. La exportación contiene enlaces a los archivos compartidos, no los archivos en sí, así que mantenga activo el espacio de trabajo hasta que tenga los archivos.

Microsoft 365: Outlook, Teams, SharePoint y OneDrive

Una sola búsqueda de eDiscovery en Microsoft Purview cubre todos los buzones, los chats de Teams, los sitios de SharePoint y OneDrive, y lo exporta todo de una vez. El administrador que la ejecuta necesita derechos de eDiscovery y una licencia que incluya la exportación. Por eso esta suele ser una tarea para su proveedor de servicios informáticos.

Google Workspace: Gmail, Drive, Calendar y Meet

Un superadministrador usa la herramienta Data Export de Google para exportar toda la organización de una vez. Las propias instrucciones de Google dicen que la cuenta de administrador debe tener al menos 30 días de antigüedad y usar la verificación en dos pasos. Una exportación suele tardar unas 72 horas y puede llegar a tardar 14 días. Las organizaciones con más de 1.000 usuarios deben contactar antes con el soporte de Google, y la exportación necesita una suscripción activa.

Jira, Confluence, código y el resto

Jira y Confluence hacen una copia de seguridad completa del sitio con los archivos adjuntos. En GitHub, un solo archivo de migración contiene el código con todo su historial, las incidencias, las pull requests y las revisiones, que importan tanto como el propio código. Los programas de atención al cliente, los CRM y Notion tienen cada uno su propia exportación. Su cuenta de Lodex tiene una guía paso a paso para cada herramienta.

Paso 3: súbalo, o encárgueselo a su informático

Suba cada exportación desde su cuenta de Lodex una vez que le hayamos aprobado como vendedor. O envíe un enlace de subida a quien lleve su informática, y lo subirá sin necesidad de tener una cuenta.

Las exportaciones grandes se suben por partes, y cada parte se comprueba al llegar. Si se corta la conexión, no hay que empezar de cero. Para exportaciones muy grandes, pídanos acceso directo a un bucket de almacenamiento.

La mayor parte del trabajo recae en quien tiene derechos de administrador. A menudo no es el propietario, sino un responsable de sistemas o un proveedor externo de servicios informáticos. Es normal: el propietario firma y el administrador exporta.

Guarde una nota breve de lo que exportó: qué herramienta, qué años y lo que dejó fuera a propósito. Así nuestra comprobación va más rápido, y la nota pasa a la documentación que acompaña al conjunto de datos.

¿Qué no debe hacer antes de vender?

No borre, no baje de plan y no depure. Cada una de esas cosas le cuesta dinero o datos que ya no puede recuperar.

• No borre canales, buzones ni proyectos antiguos. Los años de historial son lo que paga un laboratorio.
• No baje Slack al plan Free. El plan gratuito borra los mensajes y archivos de más de un año.
• No cancele una suscripción antes de terminar su exportación. La exportación completa de Google necesita una suscripción activa.
• No borre usted los nombres. Buscar y reemplazar a mano se deja cosas y rompe los hilos. La depuración es trabajo nuestro, y usted revisa el resultado.
• No acorte los plazos de conservación. Una política que borra los mensajes al cabo de un año elimina sin hacer ruido el historial que está a punto de vender.
• No envíe archivos por correo ni comparta enlaces a unidades. Use la página de subida, para que cada parte llegue comprobada.

¿Va a cerrar la empresa al mismo tiempo? Entonces el orden importa todavía más. Nuestra página sobre los datos al cerrar una empresa pone los pasos en orden.

¿Cómo se protegen los datos de clientes y empleados?

Dejando fuera algunos datos y eliminando los datos personales del resto antes de que salga nada. Los nombres, las direcciones de correo, los números de teléfono, las direcciones postales y los números de cuenta se eliminan o se sustituyen. Las sustituciones son coherentes dentro de un mismo hilo, así que una conversación sigue teniendo sentido. No se guarda ninguna clave para volver a poner los nombres. Las contraseñas, las claves de API y los tokens que aparecen en el chat o en el código también se localizan y se eliminan.

Usted exporta. Nosotros depuramos. Usted aprueba. Nada llega a un laboratorio antes de que haya visto una muestra depurada.

Nuestra página sobre cómo anonimizamos los datos de empresa muestra un registro antes y después. Según el RGPD también necesita un motivo claro para tratar los datos y un criterio claro sobre lo que queda fuera. La guía del RGPD para vender datos de empresa lo explica paso a paso.

Solo cedemos licencias a laboratorios de IA y equipos de investigación bajo contrato, nunca a su competencia. Nuestra copia de los originales se borra una vez terminado el procesamiento.

¿Cuánto se tarda en preparar los datos de una empresa?

Lo habitual son dos o tres semanas desde la primera llamada hasta un conjunto de datos depurado. Las exportaciones en sí tardan desde minutos hasta días.

Una exportación de Google Workspace suele tardar unos tres días. Las herramientas más pequeñas a menudo están listas el mismo día. La parte lenta suele estar dentro de su propia empresa: averiguar quién tiene derechos de administrador, o esperar a que el consejo o el comité de empresa den su conformidad.

Por eso le recomendamos empezar esas conversaciones antes de la llamada. Nuestra página paso a paso sobre cómo vender datos de empresa enumera quién tiene que aprobar qué.

¿Tiene una fecha límite, como una suscripción que termina o una empresa que cierra? Dígalo en la primera llamada y empiece por la exportación más larga. Normalmente es la de Google Workspace o la de Microsoft 365.

¿Qué pasa después de subir los datos?

Comprobamos lo subido frente al alcance acordado, lo depuramos y le enseñamos una muestra. Usted da el visto bueno, y solo entonces se ceden los datos bajo licencia.

1. Comprobación. Comparamos lo que llegó con lo acordado y le avisamos si falta algo.
2. Depuración. Se eliminan los datos personales y se quitan las exclusiones acordadas.
3. Muestra. Usted revisa registros depurados de sus propios datos.
4. Aprobación. Usted da el visto bueno o pide cambios.
5. Licencia. Un laboratorio o un equipo de investigación recibe la copia depurada bajo contrato.
6. Pago. En un plazo de 7 días desde que el comprador pague a Lodex.

Los datos de una empresa pueden alcanzar €50K–€600K, y los conjuntos de datos más completos son los que más valen. La estimación de abajo le da un primer rango en un minuto. Nuestra guía sobre cuánto valen los datos de su empresa explica qué hace variar el precio.