Så förbereder du företagets data för ett AI-labb

Vad innebär det att förbereda data för ett AI-labb?

Tre uppgifter: kom överens om vad som ingår, exportera det och godkänn det rensade resultatet. Rensningen däremellan är vårt jobb, inte ditt.

En administratörsexport är ett verktygs eget inbyggda sätt att ladda ner allt i ett konto: varje kanal, brevlåda eller projekt, med sin historik. Slack, Microsoft 365, Google Workspace, Jira och de flesta andra affärsverktyg har en sådan. Det är du själv som gör den, i ditt eget verktyg, och den lämnar en ren fil efter sig.

Vi ansluter inte till dina levande system. En engångsexport är enklare, den är lätt att kontrollera och ingenting fortsätter att köras när den är klar. De flesta företag behöver ingen ny programvara för det här. Exporterna finns redan i verktygen som ni betalar för.

Att förbereda är inte samma sak som att själv göra datan "AI-redo". Labben vill inte att du byter namn på filer, slår ihop mappar eller tvättar bort namn för hand. De vill ha underlagen som de är, med personuppgifterna borttagna av någon som gör det varje dag.

Steg 1: Kom överens om omfattningen innan du exporterar något

Omfattningen först, filerna sedan. Ett samtal på 20 minuter avgör vilka verktyg som ingår, hur många år och vad som hålls utanför.

Lista dina verktyg

Skriv ner varje verktyg där arbetet sker, hur långt tillbaka det går och vem som har administratörsbehörighet. Notera också abonnemanget eller licensen, eftersom den avgör vad en export kan innehålla. Ett företag med åtta års ärenden har mer att erbjuda än ett som bytte system i våras.

Markera vad som hålls utanför

• Kunders system, och all data som du behandlar åt kunder.
• Personalakter, lönefiler och hälsouppgifter.
• Allt som omfattas av ett sekretessavtal eller ett avtal som förbjuder återanvändning.
• Personnummer och andra myndighetsnummer.
• Varje kanal, brevlåda eller mapp som du väljer att lämna utanför.

Hitta de gamla systemen

Verktyg som ni har slutat använda räknas också. En gammal e-postserver, ett ärendesystem som ni bytte ut för flera år sedan eller en delad disk som ingen öppnar kan rymma tio års underlag. Fråga den som skötte IT då var säkerhetskopiorna finns. Vår sida om att tjäna pengar på gammal företagsdata förklarar vad i ett arkiv som är värt pengar.

Det går bra att lämna en hel brevlåda eller kanal utanför. Men en mer fullständig export är oftast värd mer, så skär inte bort saker i onödan. Vår sida om att sälja data från Slack, Teams och Jira visar vad labben lär sig av varje verktyg.

Steg 2: Kör varje verktygs egen export

En export per verktyg, gjord av någon med administratörsbehörighet. Välj dina verktyg nedan för att se vem som kör exporten, vad du får och vad du ska se upp med.

Kör exporterna på det abonnemang som du har i dag. Ibland ger en månad på en högre plan en mer fullständig export, till exempel privata kanaler på Slack Business+. Vi säger till i samtalet när det är värt det.

Slack

En ägare av arbetsytan startar exporten under Workspace settings och sedan Import/Export data. På planerna Free och Pro får du bara publika kanaler. På Business+ kan ägaren ansöka hos Slack om en fullständig export som omfattar privata kanaler och direktmeddelanden, och på Enterprise aktiverar Slack Support verktygen för det. Exporten innehåller länkar till delade filer, inte själva filerna. Låt därför arbetsytan vara igång tills filerna är på plats.

Microsoft 365: Outlook, Teams, SharePoint och OneDrive

En enda eDiscovery-sökning i Microsoft Purview täcker varje brevlåda, Teamschattarna, SharePoint-webbplatserna och OneDrive, och exporterar allt på en gång. Administratören som kör den behöver eDiscovery-behörighet och en licens som omfattar export. Därför är det här ofta ett jobb för din IT-leverantör.

Google Workspace: Gmail, Drive, Kalender och Meet

En superadministratör använder Googles verktyg Data Export för att exportera hela organisationen på en gång. Enligt Googles egna instruktioner måste administratörskontot vara minst 30 dagar gammalt och använda tvåstegsverifiering. En export tar normalt ungefär 72 timmar och kan ta upp till 14 dagar. Organisationer med fler än 1 000 användare bör kontakta Googles support först, och exporten kräver ett aktivt abonnemang.

Jira, Confluence, kod och resten

Jira och Confluence gör en fullständig säkerhetskopia av webbplatsen med bilagor. På GitHub rymmer ett enda migreringsarkiv koden med hela dess historik, ärenden, pull requests och granskningar, som är lika viktiga som själva koden. Helpdeskar, CRM-system och Notion har var och en sin egen export. Ditt Lodex-konto har en steg-för-steg-guide för varje verktyg.

Steg 3: Ladda upp, eller skicka jobbet till din IT-person

Ladda upp varje export på ditt Lodex-konto när vi har godkänt dig som säljare. Eller skicka en uppladdningslänk till den som sköter er IT, så laddar hen upp utan att behöva ett konto.

Stora exporter laddas upp i delar, och varje del kontrolleras när den kommer fram. Om anslutningen bryts behöver du inte börja om. För mycket stora exporter kan du be oss om direkt åtkomst till en lagringsbucket i stället.

Det mesta av arbetet ligger hos den som har administratörsbehörighet. Ofta är det inte ägaren utan en IT-ansvarig eller en extern IT-leverantör. Det är helt normalt: ägaren skriver under, administratören exporterar.

Skriv en kort anteckning om vad du har exporterat: vilket verktyg, vilka år och vad du medvetet har lämnat utanför. Den gör vår kontroll snabbare, och den följer med i dokumentationen som hör till datasetet.

Vad ska du inte göra innan du säljer?

Radera inte, nedgradera inte och rensa inte. Var och en av de sakerna kostar dig pengar eller data som du inte får tillbaka.

• Radera inte gamla kanaler, brevlådor eller projekt. Många års historik är det som ett labb betalar för.
• Nedgradera inte Slack till Free. Gratisplanen raderar meddelanden och filer som är äldre än ett år.
• Säg inte upp ett abonnemang innan exporten är klar. Googles fullständiga export kräver ett aktivt abonnemang.
• Tvätta inte bort namn själv. Sök och ersätt för hand missar saker och förstör trådarna. Rensningen är vårt jobb, och du kontrollerar resultatet.
• Korta inte ner lagringstiderna. En regel som raderar meddelanden efter ett år tar i tysthet bort just den historik som du ska sälja.
• Skicka inte filer med e-post och dela inte länkar till diskar. Använd uppladdningssidan, så att varje del kommer fram kontrollerad.

Lägger du ner företaget samtidigt? Då spelar ordningen ännu större roll. Vår sida om företagsdata när du lägger ner företaget går igenom stegen i rätt ordning.

Hur skyddar du data om kunder och anställda?

Genom att hålla viss data utanför och ta bort personuppgifterna från resten innan något lämnar företaget. Namn, e-postadresser, telefonnummer, gatuadresser och kontonummer tas bort eller byts ut. Ersättningarna är desamma genom hela tråden, så ett samtal går fortfarande att följa. Ingen nyckel sparas för att sätta tillbaka namnen. Lösenord, API-nycklar och tokens som dyker upp i chatt eller kod hittas och tas också bort.

Du exporterar. Vi rensar. Du godkänner. Ingenting når ett labb innan du har sett ett rensat urval.

Vår sida om hur vi anonymiserar företagsdata visar ett underlag före och efter. Enligt GDPR behöver du också ett tydligt skäl att behandla datan och en tydlig gräns för vad som hålls utanför. GDPR-guiden om att sälja företagsdata går igenom det steg för steg.

Vi licensierar bara till AI-labb och forskningsteam under avtal, aldrig till dina konkurrenter. Vår kopia av originalen raderas när bearbetningen är klar.

Hur lång tid tar det att förbereda företagsdata?

Två till tre veckor från första samtalet till ett rensat dataset är det vanliga. Själva exporterna tar allt från några minuter till några dagar.

En export från Google Workspace tar normalt ungefär tre dagar. Mindre verktyg är ofta klara samma dag. Det som tar tid sitter oftast inne i ditt eget företag: att ta reda på vem som har administratörsbehörighet, eller att vänta på att en styrelse eller de fackliga företrädarna ska säga ja.

Därför föreslår vi att du startar de samtalen redan före vårt samtal. Vår steg-för-steg-sida om hur du säljer företagsdata listar vem som måste godkänna vad.

Har du en deadline, till exempel ett abonnemang som löper ut eller ett företag som läggs ner? Säg det i första samtalet, och starta den längsta exporten först. Det är oftast Google Workspace eller Microsoft 365.

Vad händer när du har laddat upp?

Vi jämför uppladdningarna med den omfattning som vi kom överens om, rensar dem och visar dig ett urval. Du godkänner, och först då licensieras datan.

1. Kontroll. Vi jämför det som kom in med det som vi kom överens om och säger till om något saknas.
2. Rensning. Personuppgifterna tas bort, och de undantag som vi kom överens om plockas bort.
3. Urval. Du tittar på rensade underlag från din egen data.
4. Godkännande. Du godkänner, eller ber om ändringar.
5. Licens. Ett labb eller forskningsteam får den rensade kopian under avtal.
6. Betalning. Inom 7 dagar efter att köparen har betalat Lodex.

Företagsdata kan ge €50K–€600K, och de mest fullständiga dataseten är värda mest. Uppskattningen nedan ger ett första intervall på en minut. Vår guide om vad din företagsdata är värd förklarar vad som påverkar priset.