Come preparare i dati aziendali per un laboratorio di IA

Cosa significa preparare i dati per un laboratorio di IA?

Tre compiti: concordare cosa entra, esportarlo e approvare il risultato ripulito. La pulizia nel mezzo è lavoro nostro, non suo.

Un'esportazione da amministratore è il modo integrato di uno strumento per scaricare tutto ciò che c'è in un account: ogni canale, casella email o progetto, con il suo storico. Slack, Microsoft 365, Google Workspace, Jira e la maggior parte degli altri strumenti aziendali ne hanno una. È un'azione sua, fatta con il suo strumento, e lascia dietro di sé un file pulito.

Non ci colleghiamo ai suoi sistemi in funzione. Un'esportazione una tantum è più semplice, è facile da controllare, e una volta finita non resta nulla in esecuzione. Alla maggior parte delle aziende non serve alcun software nuovo: le esportazioni esistono già negli strumenti che pagano.

Preparare i dati non vuol dire renderli "pronti per l'IA" da soli. I laboratori non vogliono che lei rinomini i file, unisca le cartelle o cancelli i nomi a mano. Vogliono la documentazione così com'è, con i dati personali rimossi da qualcuno che lo fa tutti i giorni.

Passo 1: concordi il perimetro prima di esportare qualsiasi cosa

Prima il perimetro, poi i file. Una chiamata di 20 minuti stabilisce quali strumenti entrano, quanti anni e cosa resta fuori.

Elenchi i suoi strumenti

Annoti ogni strumento in cui si lavora, fin dove arriva il suo storico e chi ha i diritti di amministratore. Annoti anche il piano o la licenza, perché decide cosa può includere un'esportazione. Un'azienda con otto anni di ticket ha più da offrire di una che ha cambiato sistema la primavera scorsa.

Segni cosa resta fuori

• I sistemi dei clienti, e tutti i dati che tratta per conto dei clienti.
• Fascicoli del personale, buste paga e dati sanitari.
• Tutto ciò che è coperto da un NDA o da un contratto che ne vieta il riutilizzo.
• Numeri di identificazione nazionali e altri identificativi rilasciati dallo Stato.
• Qualsiasi canale, casella email o cartella che decide di lasciare fuori.

Trovi i vecchi sistemi

Contano anche gli strumenti dismessi. Un vecchio server di posta, un sistema di ticket sostituito anni fa o un'unità condivisa che nessuno apre più possono contenere dieci anni di documentazione. Chieda a chi gestiva l'IT allora dove si trovano i backup. La nostra pagina su come guadagnare con i vecchi dati aziendali spiega cosa vale denaro in un archivio.

Lasciare fuori un'intera casella email o un intero canale va bene. Ma di solito un'esportazione più completa vale di più, quindi non tagli nulla per abitudine. La nostra pagina sulla vendita di dati di Slack, Teams e Jira mostra cosa imparano i laboratori da ciascuno strumento.

Passo 2: esegua l'esportazione di ogni strumento

Un'esportazione per strumento, eseguita da qualcuno con i diritti di amministratore. Scelga qui sotto i suoi strumenti per vedere chi la esegue, cosa ottiene e a cosa fare attenzione.

Esegua le esportazioni con il piano che ha oggi. A volte un mese su un piano superiore sblocca un'esportazione più completa, per esempio i canali privati su Slack Business+. Durante la chiamata le diciamo quando ne vale la pena.

Slack

La avvia un proprietario del workspace, da Workspace settings e poi Import/Export data. Con i piani Free e Pro si ottengono solo i canali pubblici. Con Business+ il proprietario può chiedere a Slack un'esportazione completa che comprende i canali privati e i messaggi diretti, e con Enterprise è l'assistenza di Slack ad attivare gli strumenti per farlo. L'esportazione contiene i link ai file condivisi, non i file stessi, quindi tenga attivo il workspace finché i file non sono arrivati.

Microsoft 365: Outlook, Teams, SharePoint e OneDrive

Una sola ricerca eDiscovery in Microsoft Purview copre tutte le caselle email, le chat di Teams, i siti SharePoint e OneDrive, e li esporta in un colpo solo. L'amministratore che la esegue ha bisogno dei diritti eDiscovery e di una licenza che includa l'esportazione. Per questo spesso è un lavoro per il suo fornitore IT.

Google Workspace: Gmail, Drive, Calendar e Meet

Un super amministratore usa lo strumento Data Export di Google per esportare tutta l'organizzazione in una volta. Le istruzioni di Google dicono che l'account amministratore deve avere almeno 30 giorni e usare la verifica in due passaggi. Un'esportazione richiede di solito circa 72 ore e può arrivare a 14 giorni. Le organizzazioni con più di 1.000 utenti dovrebbero prima contattare l'assistenza di Google, e l'esportazione richiede un abbonamento attivo.

Jira, Confluence, codice e il resto

Jira e Confluence creano un backup completo del sito con gli allegati. Su GitHub, un solo archivio di migrazione contiene il codice con tutta la sua cronologia, le issue, le pull request e le revisioni, che contano quanto il codice stesso. Help desk, CRM e Notion hanno ciascuno un'esportazione propria. Nel suo account Lodex trova una guida passo per passo per ogni strumento.

Passo 3: carichi i file, o affidi il lavoro al suo referente IT

Carichi ogni esportazione dal suo account Lodex, una volta che l'abbiamo approvata come venditore. Oppure mandi un link di caricamento a chi gestisce il suo IT, che può caricare i file senza bisogno di un account.

Le esportazioni grandi vengono caricate a pezzi, e ogni pezzo viene controllato quando arriva. Se la connessione cade, non si ricomincia da capo. Per esportazioni molto grandi, ci chieda invece un accesso diretto allo spazio di archiviazione.

Gran parte del lavoro spetta a chi ha i diritti di amministratore. Spesso non è il titolare, ma un responsabile IT o un fornitore IT esterno. È normale: il titolare firma, l'amministratore esporta.

Tenga una breve nota di ciò che ha esportato: quale strumento, quali anni e cosa ha lasciato fuori di proposito. Rende più veloce il nostro controllo, e finisce nella documentazione che accompagna il set di dati.

Cosa non deve fare prima di vendere?

Non cancelli, non passi a un piano inferiore e non ripulisca. Ognuna di queste cose le costa denaro o dati che non può più recuperare.

• Non cancelli vecchi canali, caselle email o progetti. Gli anni di storico sono ciò per cui un laboratorio paga.
• Non passi Slack al piano Free. Il piano gratuito cancella messaggi e file più vecchi di un anno.
• Non disdica un abbonamento prima che la sua esportazione sia finita. L'esportazione completa di Google richiede un abbonamento attivo.
• Non cancelli i nomi da solo. Il trova e sostituisci a mano lascia sfuggire delle cose e spezza i thread. La pulizia è compito nostro, e lei controlla il risultato.
• Non riduca i tempi di conservazione. Una regola che cancella i messaggi dopo un anno elimina in silenzio proprio lo storico che sta per vendere.
• Non mandi i file per email e non condivida link a cartelle. Usi la pagina di caricamento, così ogni pezzo arriva controllato.

Sta chiudendo l'azienda nello stesso momento? Allora l'ordine conta ancora di più. La nostra pagina sui dati aziendali quando si chiude un'azienda mette i passaggi in ordine.

Come si proteggono i dati di clienti e dipendenti?

Lasciando fuori alcuni dati e togliendo i dati personali dal resto prima che qualcosa esca. Nomi, indirizzi email, numeri di telefono, indirizzi e numeri di conto vengono rimossi o sostituiti. Le sostituzioni restano coerenti all'interno di un thread, così una conversazione continua ad avere senso. Non si conserva alcuna chiave per reinserire i nomi. Anche password, chiavi API e token che compaiono nelle chat o nel codice vengono individuati e rimossi.

Lei esporta. Noi ripuliamo. Lei approva. Nulla arriva a un laboratorio prima che lei abbia visto un campione ripulito.

La nostra pagina su come anonimizziamo i dati aziendali mostra un documento prima e dopo. Secondo il GDPR le servono anche un motivo chiaro per trattare i dati e un confine chiaro su cosa resta fuori. La guida al GDPR per la vendita di dati aziendali lo spiega passo per passo.

Concediamo licenze solo a laboratori di IA e team di ricerca con un contratto, mai ai suoi concorrenti. La nostra copia degli originali viene cancellata al termine del trattamento.

Quanto tempo serve per preparare i dati aziendali?

Di solito due o tre settimane dalla prima chiamata a un set di dati ripulito. Le esportazioni in sé richiedono da pochi minuti ad alcuni giorni.

Un'esportazione di Google Workspace richiede di solito circa tre giorni. Gli strumenti più piccoli spesso sono pronti in giornata. La parte lenta di solito è dentro la sua azienda: trovare chi ha i diritti di amministratore, o aspettare il via libera del consiglio di amministrazione o delle rappresentanze dei lavoratori.

Per questo le suggeriamo di avviare quelle conversazioni prima della chiamata. La nostra pagina passo per passo su come vendere dati aziendali elenca chi deve approvare cosa.

Ha una scadenza, come un abbonamento che finisce o un'azienda che chiude? Lo dica alla prima chiamata, e avvii per prima l'esportazione più lunga. Di solito è quella di Google Workspace o di Microsoft 365.

Cosa succede dopo il caricamento?

Confrontiamo i file caricati con il perimetro concordato, li ripuliamo e le mostriamo un campione. Lei dà il via libera, e solo allora i dati vengono concessi in licenza.

1. Controllo. Confrontiamo ciò che è arrivato con ciò che era stato concordato e le diciamo se manca qualcosa.
2. Pulizia. Escono i dati personali, e vengono rimosse le esclusioni concordate.
3. Campione. Lei guarda documenti ripuliti tratti dai suoi stessi dati.
4. Approvazione. Lei dà il via libera, o chiede modifiche.
5. Licenza. Un laboratorio o un team di ricerca riceve la copia ripulita con un contratto.
6. Pagamento. Entro 7 giorni da quando l'acquirente paga Lodex.

I dati di un'azienda possono valere €50K–€600K, e i set di dati più completi valgono di più. La stima qui sotto le dà una prima forbice in un minuto. La nostra guida su quanto valgono i dati della sua azienda spiega cosa fa salire il prezzo.